Algunas de las características que posee el programa Excel:
Celdas.- Esta es la principal forma de ingresar datos, emula directamente los libros de contabilidad.
Gráficas.- Con el Excel, podemos utilizar gráficas que dan una idea visual de las estadísticas de los datos que estamos manejando.
Herramientas.- Las herramientas son pequeños procesos predefinidos, que modifican el denominado libro. Con estas se pueden dar efectos que se modifican según los usos que se le den.
Plantillas.- Cuenta con numerosas plantillas preestablecidas que facilitan la creación de diversos documentos como:
Agendas
Calendarios
Facturas
Horarios
Informes
Presupuestos etc.
Además de que el usuario puede crear sus propias plantillas personalizadas con las especificaciones que necesite.
Compatibilidad.- Este sistema comparte la denominada compatibilidad, que le permite abrir y editar documentos de este tipo realizadas con plataformas similares como son:
Open office
KOffice
Star Office etc.
Evolución.- Este sistema se adapta a las necesidades, transformándose eventualmente mediante actualizaciones o nuevas versiones.
Así, cada nueva versión se encuentra mejor estructurada que la anterior, con más funciones y retirando funciones que resultan obsoletas.
Auto textos.- Esta es una de las funciones automáticas más utilizadas, y es cuando los usuarios ingresan datos iguales o similares en las casillas, y el programa los auto-detecta y los convierte en textos con formato y completándolos.
Difusión.- Por las distintas herramientas, la facilidad de manejo que posee y demás capacidades que tiene para realizar el trabajo, ha sido el programa de hoja de cálculo que en los últimos años ha tenido mayor difusión en el mundo.
partes de excel
Barra de títulosLa barra de títulos muestra el nombre de la aplicación y el nombre de la hoja de cálculo.
Barra de menús: La barra de menús muestra todos los menús que se encuentran disponibles en Excel 2003. El contenido de cualquier menú puede verse al hacer clic en el nombre del menú con el botón izquierdo del ratón.
Barra de herramientas: Algunos comandos de los menús tienen imágenes o iconos asociados. Estas imágenes también pueden aparecer como atajos en la barra de herramientas.
Títulos de las columnas: Una hoja de cálculo de Excel tiene 256 columnas en total, cada una de las cuales está identificada por una letra o combinación de letras.
Títulos de las filas Una hoja de cálculo de Excel tiene 65.536 filas en total, cada una de las cuales está identificada por un número.
Cuadro de nombres: Muestra la dirección de la selección actual o de la celda activa.
Barra de fórmulas Muestra información ya ingresada, o a medida que se va ingresando, en la celda activa o actual. En la barra de fórmulas también puede editarse el contenido de una celda.
Celda:Una celda es la intersección de una columna y una fila. Cada celda tiene su propia dirección. En la figura anterior, la dirección de la celda seleccionada es B3. El borde grueso que rodea a la celda seleccionada se denomina indicador de la celda.
Botones de navegación y etiquetas de las hojas
Estos botones le permiten desplazarse fácilmente a otra hoja de cálculo dentro de un libro de Excel. Se utilizan para ver la primera, anterior, siguiente o última hoja de cálculo de un libro.
Las etiquetas de las hojas separan un libro en hojas de cálculo específicas. El libro viene con tres hojas de cálculo. Un libro debe tener por lo menos una hoja de cálculo.
Funciones Básicas de Excel
:
• Suma: Con esta función lo que calculamos es la suma de todos los números de un conjunto de datos (también denominado rango) Se representa en la hoja de Excel: =SUMA(celda(s):celda(s)).
.
• Resta: Análogamente a la suma, pero con el signo - en vez del signo:. Y será: =RESTA(celda(s)-celda(s)).
.
• Producto: Multiplica todos los números obteniendo el producto de dichos números. Aparecerá:
=PRODUCTO(celda(s);celda(s)).
.
• Dividir: De forma similar al producto. La formula aparecerá =DIVIDIR((celda(s)/celda(s)).
.
• Porcentaje, %: Excel nos calcula el tanto por ciento de una serie de datos, dividiendo la cantidad entre el total. La expresión de esta función es = PRODUCTO(%; celda(s)).
.
• Máximo y Mínimo: Con esta función Excel nos va a indicar el valor máximo y mínimo de un conjunto de valores. Así:=MAX(rango) y=MIN(rango).
.
• Promedio: Devuelve la media aritmética de una serie de valores. Con la expresión: =PROMEDIO(rango).
errores en excel
Durante la creación y desarrollo de modelos o plantillas realizadas en Excel es posible que introduzcamos algún dato o fórmula de manera erróneo, de tal forma que sea imposible realizar el cálculo, con objeto de identificar donde se encuentra el error la aplicación Excel es capaz de detectar la celda así como clasificar el tipo de error producido, facilitando la tarea de detección y resolución de errores.
Excel dispone de 4 métodos o técnicas para la identificación de errores:
- Cuadro de dialogo
- Símbolo parte superior izquierda de la celda
- Valor en la celda
- Error al ejecutar una macro
Los 3 primeros métodos de identificación de errores hacen referencia cuando se introduce una formula la cual es incapaz de calcular el resultado, ya sea porque no existe la función o porque los datos que aportamos a la función son incorrectos:
Cuadro de dialogo – Generalmente cuando cometemos un error en la introducción de algún dato en una fórmula aparece el cuadro de dialogo, el cual nos hace una propuesta para corregir el error.
Símbolo parte superior izquierda de la celda – Este signo aparece cuando Excel identifica un posible error como una fórmula incoherente, un valor en formato de texto cuando la celda contigua es un valor numérico, etc…. Cuando hacemos clic al símbolo rojo automáticamente aparecerá un desplegable donde nos indica el posible error cometido así como el modo a proceder para corregir dicho error.
Valor en la celda – Es posible que nos equivoquemos al introducir los valores requeridos de una fórmula o función siendo imposible realizar el cálculo, ante estos casos Excel puede mostrar algunos de los siguientes valores en la celda:
#¿NOMBRE?
#¡VALOR!
#¡NUM!
#¡DIV/0!
#¡REF!
#¡NULO!
#N/A
#####
El conocimiento de cada uno de estos errores nos permitirá conocer su origen y solucionarlo.
#¿NOMBRE? – Este error se produce cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula introducida en la celda, bien sea porque no está bien escrita la fórmula o porque no existe.
Ejemplo - si queremos calcular la potencia de 3,4 elevado a 15 deberemos introducir la siguiente fórmula o función en la celda correspondiente "=POTENCIA(3,4;15)" en el caso que escribiésemos "=POTEN(3,4;15)" Excel nos mostraría el error #¿NOMBRE? dado a que no tiene registrado la función POTEN.
#¡VALOR! – Este tipo de error se produce cuando Excel detecta que se está realizando cálculos con tipos de datos distintos entre sí, como datos numéricos, texto o fecha y hora.
Ejemplo - La potencia de 4 elevado a una letra o texto "=POTENCIA(4;A)" dará como resultado el error #¡VALOR!, puesto que no es posible ni tiene sentido la realización de dicho cálculo.
#¡NUM! – Este error se produce cuando Excel detecta cuando una fórmula o función requiere un dato numérico y se ha introducido un dato no numérico como una letra o una fecha.
También puede ser que el resultado del cálculo resulta tan grande o pequeño que Excel no pueda mostrarlo.
Ejemplo – El cálculo de la potencia de 1000 elevado a 103 da como resultado el error #¡NUM! dado a que Excel no puede mostrar el valor tan elevado de dicho cálculo.
#¡DIV/0! – Este error se produce cuando Excel detecta que se ha realizado un cálculo de un número dividido por 0 o por una celda que no contiene ningún valor.
Ejemplo – El cálculo de una celda que contenga la siguiente fórmula "=5/0" dará como resultado el error #¡DIV/0!
#¡REF! – Este error se produce cuando Excel detecta el uso de una función o de un cálculo con referencias de celdas no válidas.
Ejemplo – Este error se produce generalmente cuando se borran columnas o filas que contienen datos vinculados a unas fórmulas, al desaparecer dichos datos las fórmulas no pueden calcular y aparece el error #¡REF!
#¡NULO! – Este error se genera cuando queremos relacionar mediante algún cálculo o función rangos de datos o celdas que no interseccionan.
Ejemplo – La suma de 2 rangos de datos separados, tal y como muestra la imagen dá como resultado el error #¡NULO!
#N/A –Este error se genera en las hojas de cálculo de Excel cuando se utilizan funciones de búsqueda o coincidencia de datos los cuales no se existen en el rango de búsqueda especificado.
Ejemplo – usar la función BuscarV para encontrar un valor que no existe en el rango de búsqueda especificado.
##### - Este error se muestra cuando :
El valor introducido o calculado en la celda es más grande que el ancho de la columna
Se ha calculado o introducido un valor negativo de una fecha.
Ejemplo – multiplicar una fecha por el valor de -2.
Importancia de excel
La importancia de Excel radica simplemente en poder utilizar filas y columnas para almacenar información creando una base de datos, elaborar hojas de trabajo y libros contables electrónicos, entre otras actividades que impliquen la utilización de tablas. Todo esto con la facilidad de la tecnología y la informática, permitiendo semi-automatizar casi la totalidad de las operaciones y ahorrarse buena parte del tiempo que utilicemos para desarrollar completas y avanzadas hojas de cálculo.
Microsoft Excel está integrado en el paquete ofimático Microsoft Office, esto supone compartir una misma interface de usuario con los otros programas del paquete como Microsof Word, Microsoft Access, y también compatibilidad en el intercambio de datos entre ellos.
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